Documentos em Geral


A finalidade de um documento é servir a administração institucional como também à sociedade interessada nesse documento, sustentando suas atividades de acordo com o controle que a favorece. Devido o seu processo de produção, vindo de uma matéria prima chamada celulose, o papel entra em processo de deterioração devido ao conteúdo ácido.

Portanto, é imprescindível a criação de um programa de gestão de documentos, permitindo a proposta de solucionar os problemas por acúmulo e inacessibilidade documental de um órgão ou instituição, podendo adotar um conjunto de medidas e rotinas que garante o efeito controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

O Brasil, a pesar das iniciativas, continua sendo um país de muita burocracia. Instituições e empresas de todos os portes precisam manter uma infinidade de documentos sob sua guarda, às vezes por muitos anos.

O ciclo vital dos documentos é construído de acordo com as necessidades de cada departamento e que respeite normas legais da instituição. Especificando a teoria, são três fases dos documentos em órgão ou empresa que são:

1ª fase - corrente: se trata de documentos de uso diário tal como consultas para iniciar alguma atividade administrativa;
2ª fase - intermediário: apenas para consultas realizadas periodicamente, na espera que o prazo de tal documento tenha sua validade vencida;
3ª fase - permanente: documento que são guardados por um longo período de tempo devido o seu valor histórico, probatório ou informativo. 

Etapas de Trabalho:

- Preparação de Documentos:

O primeiro passo a ser tomado em processo de gestão da informação e do processamento de dados é o critério de avaliação, criado para que não haja falhas depois de planejado a microfilmagem, com isso, faz-se necessário que os documentos estejam organizados corretamente, acondicionado, armazenados e adequadamente descritos.

"Todos os documentos têm que ser examinados, recebidos, quase sempre implicados no completo reexame, pasta por pasta e muitas vezes peça por peça e dispostos de acordo com sistema de ordenação;
"Os documentos serão agrupados conforme o sistema de arranjo da documentação;
"Os documentos serão dispostos em ordem, retirando-se clipes, grampos ou qualquer objeto estranho ao documento, para que cada folha solta esteja pronta para o operador de microfilmagem;
"As folhas dobradas ou amassadas devem ser planificadas, documentos dilacerados, rasgados ou fragilizados, serão reforçados de maneira a facilitar o manuseio nas etapas operacionais, sem risco de perda de informações;
"As folhas serão contadas e codificadas;
"O início da codificação será sempre no primeiro documento de cada lote de documentos que formará um filme, iniciando no número 0001, segundo em ordem crescente até a última página do lote, de forma a facilitar os processos de operação, revisão e recuperação da informação.


- Indexação:

"Os documentos serão indexados conforme o arranjo da documentação;
"A indexação dos documentos segue a diversos parâmetros, de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nome, data e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa;
"A indexação é especifica de acordo com os interesses de cada empresa.
"A indexação consiste da adoção de dados ou conjunto de dados que identificam os documentos de forma que um documento poderá ser localizado com maior precisão possível.
"Os documentos digitalizados serão indexados pelo nome do arquivo e gravados de acordo com formatação á definir.
"As mídias CD/DVD e microfilmes também serão estruturadas e identificadas de acordo com as informações a indexação e estrutura de armazenamento.